Het is niet altijd eenvoudig om een geschikte vergaderlocatie te regelen. Hedendaags worden steeds meer locaties aangeboden (hotels, boten, flex-kantoren en zelfs in bossen). Hieronder een aantal tips die behulpzaam kunnen zijn in het kiezen van een locatie die jij geschikt vindt:
Creëer een lijst
Een lijst maken met wat vereist, verwacht en gewenst wordt kan goed helpen bij het kiezen van de juiste locatie. Als je bijvoorbeeld niet goed weet wat het werkelijke doel is, hoeveel tijd je moet nemen voor de vergadering, hoeveel mensen er gaan deelnemen en/of waar ze vandaan komen, kan het best lastig zijn een juiste locatie te kiezen. Vraag desnoods hulp aan iemand die je vertrouwt en capabel acht.
Kosten
Maak eerst een budget voor je concrete dingen gaat regelen. Het zou zonde zijn dat je erachter komt dat alles veel te veel geld kost terwijl je zo hard je best hebt gedaan om het allemaal te regelen. Bepaal vooraf hoeveel er uitgegeven mag worden zodat je een houvast hebt en later niet voor verrassingen komt te staan.
Sfeer
Het klinkt misschien logisch, maar toch is het belangrijk om te benoemen; denk aan de sfeer! Wat voor soort vergadering is het? Wil je met de vergadering simpelweg meer inspiratie opdoen dan heb je een andere ruimte nodig dan als je een heel strategisch plan moet gaan bedenken met je team om iets groots te realiseren?
Bereikbaarheid
Zoals in de eerste tip al aangegeven is het belangrijk om te kijken waar men vandaan moet komen om de Wolfslaar vergaderlocatie te bereiken. Het zou natuurlijk fijn zijn als het een beetje centraal ligt ten opzichte van alle deelnemers en ook als het makkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer indien er deelnemers zijn die daarvan afhankelijk zijn.
Cateringmogelijkheden
Als je het type vergadering, het aantal deelnemers en de lengte van de vergadering hebt bepaald is het goed om rekening te houden met de cateringmogelijkheden van de desbetreffende vergaderlocatie. Soms kan koffie, thee en lunch voldoende zijn maar soms kan ook een uitgebreide lunch vereist zijn met bijvoorbeeld belangrijke (potentiële) klanten. Ook is dit gelijk kostenbewust plannen! Het kan natuurlijk enorm schelen als er alleen maar een paar bakjes koffie worden gedronken of er een hele gedekte tafel wordt verzorgd.
Faciliteiten
Wat heb je nodig voor je vergadering? Goed geluid, een beamer en een netwerkverbinding? Toiletten? Een inspirerende en natuurlijke omgeving? Hoeveel ruimte heb je nodig? Allemaal dingen waarmee je rekening kunt houden bij het kiezen van de juiste vergaderlocatie.
Regels en afspraken
Er is niets mis met alles goed op papier te hebben staan. Daarmee verklein je de kans op misverstanden aanzienlijk. Er gelden verschillende regels per vergaderlocatie en het is belangrijk ervan op de hoogte te zijn. Het kan simpelweg erg veel schelen in de kosten omdat je op deze manier bijvoorbeeld eventuele annuleringskosten of zelfs boetes kunt voorkomen. Mochten er issues zijn dan heb je jezelf tenminste ingedekt. Zulke dingen zijn gewoon zonde van het geld!